この記事で学べること
フリーランス美容師として働く方の中で、このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
雇用されていた頃も美容室によって、カルテの管理方法はさまざまだったと思いますが、フリーランスになってどうやって管理していこうか迷いますよね。
本記事では、現役美容師の筆者がフリーランス美容師におすすめなカルテの管理方法と、カルテ管理に便利なアプリやサイトを紹介していきます。
カルテの管理方法は？
美容師にとってお客様との信頼関係を築くことはとても大切です。そのため、毎回施術後はカルテに顧客の情報やヘアスタイルをまとめて記入しておく作業は必須です。
話した内容や髪の毛のクセなどを残しておくと、覚えててくれたんだ！と、お客様はきっと嬉しい気持ちになりますよね。
また、カルテはスタッフ間でお客様の情報を共有する重要なデータなので大切に扱う必要があります。
それでは、美容室で行われている主なカルテの管理方法を2種類紹介していきます。
紙で管理する
最近では、電子カルテに切り替えてるお店も増えてきていますが、昔ながらの美容室では紙媒体が主流です。
お客様の住所や名前・施術内容を記入して、ファイリングした状態でお店に保管します。
お客様がご来店されるまでに受付に用意して、その日行った施術や会話内容を記録して元に戻す流れでカルテを管理します。
アプリで管理
スマホやタブレットの端末上で、顧客情報を管理します。
ポイント
複数店舗がある美容室では、店舗間で紙カルテの共有が難しいですが、アプリで管理しておくと場所を問わず誰でも閲覧できるのです。
電子カルテの流れは、お客様の施術が終わるとアプリ上のカルテに今日の記録を入力します。次回来店時に、検索をかければすぐに顧客ページが出てくるので効率良くカルテ閲覧ができます。
紙カルテのメリット・デメリットは？
ここでは、紙カルテを使用するメリットとデメリットを解説していきます。
メリット
紙カルテの最大のメリットは、手書きで記録できるので髪の毛の流れや文章で表せないうねりなどの線なども残しておけることです。
また、電子端末で入力するよりも、文字や線を書くことが好きな方には向いています。
デメリット
フリーランス美容師の場合は、限られた荷物スペースの中で働くことが多いと思います。そのため、顧客の数が増えていくと、カルテの数も膨大な量になるので保管場所に困る事がデメリットの1つです。
家と職場間でカルテの移動が伴うと、紛失したり誤って水没したりしてしまう可能性もあります。
また、紙なので保管年数が増えていくと経年変化で色褪せてきたり字が読みづらくなったりする可能性もあります。
久しく来店されていなかった顧客の予約が入った場合、膨大な数のカルテの中から見つけるのが大変です。
全ての顧客のカルテを常に持ち歩く事はできないので、外出先で履歴を確認しないといけなくなった場合も閲覧できないという状況になることもあるかもしれません。
電子カルテのメリット・デメリットは？
ここでは、電子カルテを使用するメリットとデメリットを解説していきます。
メリット
電子カルテを導入するメリットは、ペーパーレスでコスト削減ができるのと仕事の作業効率がアップすることです。
スマホやタブレットで履歴情報を確認できるようにしておくと、カルテを事前に用意しておく事も外出先で閲覧できないという事も無くなります。
また、電子上でカルテを保管できるので紙カルテのようにファイリングして保管する必要がなく、保管スペースを確保する事も不要となります。
紙カルテから電子カルテに移行すると、ペーパーレス化ができ受付周りがすっきりと片付くメリットもありますよ。
デメリット
これまで紙カルテを使用していた方は、電子カルテの操作方法に慣れる必要があります。
紙カルテとは異なり、ボタン1つで簡単に保存や削除ができるので誤って顧客情報を削除しないように注意が必要です。
また、ネット上で管理されてるので、お使いの端末の充電やネットワーク環境を気にする必要があります。
コスト面では紙を印刷する費用は不要になりますが、利用するアプリやサイトによってはシステム利用料がかかります。
フリーランス美容師におすすめなカルテ管理ツールを5つ紹介！
ここでは、フリーランス美容師におすすめなカルテ管理ツールを5つ紹介していきます。それぞれの特徴やシステム利用料を理解して、自分に合ったツールを見つけてくださいね。
LiMe
LiMeとは、美容師をしている開発部の方が自ら企画設計を行っているサロン業務アプリです。圧倒的な使いやすさにユーザーから支持を集めており、美容業界シェア率1位を誇っています。
無料で利用できる機能は、カルテ管理・予約管理・レポート・お客様とカルテの共有機能・プロフィールページ・安心安全のクラウド管理の6つです。
外部サービスを連携して予約受付をしたい方は、有料でネット予約やライン予約が利用できます。
カルテ管理を目的として利用するのであれば、無料機能で十分なのでなるべくコストを抑えたい方におすすめです。
KaruteKun
KaruteKunとは、カルテ管理だけでなく予約や売上管理機能も備わっているので、1つのアプリでサロン業務がスマホやタブレットで完結できるアプリです。
初めの30日間は、トライアル期間として無料で利用できます。トライアル終了後も引き続き利用する場合は、フリーランス美容師であればシングルプラン月額¥5,500(税込)で全機能使えます。
美歴
美歴とは、1つのアプリで予約・カルテ管理・レジ・売上管理・勤務管理などのさまざまな業務を完結することができるアプリです。
操作がシンプルなので使い勝手が分かりやすく、独立したてのフリーランス美容師にもおすすめです。
スマホでカルテを閲覧できるので、どこのサロンに勤務したとしてもすぐに顧客情報を確認できます。トライアルプランの間は無料で利用することができ、カルテ登録数100件までと決められています。
その後は、月額8800円のパーソナルプランに加入するとカルテ登録数は無制限となり、トライアルプランの時のカルテ情報を引き継いで利用し続ける事が可能です。
BEAUTY PALETTE
紙カルテと同じように、タブレットに手書きで絵や文字を書いて施術履歴を残す事ができます。文字で入力するよりも、直接フリーハンドで書くのが好みの方におすすめしたいアプリです。
手書きでは時間がかかってしまう場合は、テキスト入力にも対応しているので状況によって使い分けて使用できます。
また、仕上がりの写真をタブレットで撮影して、そのままアプリに取り込めるのでスマホから撮影データを読み込む手間が不要です。
アプリ専用のタブレットも不要で、お持ちの物で対応できるので初期費用もかかりません。
サロエボ
予約管理・売上管理・催促機能・カルテ管理の機能が1つのアプリで完結できます。カルテは手書きができる電子カルテを導入しており、スタイル写真に直接書き込むことも可能です。
履歴を文章で残すよりも、手書きで絵や線で残しておく方が好みの方におすすめなアプリです。
まとめ
本記事では、フリーランス美容師におすすめなカルテの管理方法と、カルテ管理に便利なアプリやサイトを紹介しました。
顧客カルテはリピーター増加に繋がる大切なデータなので、自分が管理しやすい方法を選んでくださいね。